近年、働き方改革などの影響により、仕事を効率化する動きが注目を集めています。しかし、ひと口に効率化といっても、具体的にどうすればよいのかわからない方もいるはずです。
仕事効率化を図るには、重要なポイントを押さえた取り組みが欠かせません。そこで本記事では、効率化につながるアイデアやテクニック、アプリ・アイテムをご紹介します。
Contents
仕事効率化ができる人とできない人の違い
仕事効率化ができる人とできない人では、いったい何が違うのでしょうか。効率化のポイントに触れる前に、まずはその点を確認していきましょう。
視野の広さ
仕事効率化ができる人とできない人の違いのひとつは、視野の広さです。視野の広さは、仕事の進捗やパフォーマンスに影響を及ぼします。仕事ができる人は、できない人に比べ視野を広くもっているため、効率よく計画的に仕事をこなせるのです。
仕事をはじめる前には、まず全体像を把握することが大切です。全体像が見えていれば、最終目標のために何をすべきかを考えられるようになります。目標達成のために、どの作業にどれほど時間をかけ、どういう流れで行えばよいのかをシミュレーションしましょう。これにより、スケジュールに沿って効率よく仕事を進められます。
仕事ができない人の多くは、目の前の作業をこなすことにとらわれがちです。全体像を把握せず、時間配分も考えずに目先の作業をこなし続けるだけでは、効率だけでなく仕事の質も悪くなりかねません。
一度にこなす仕事の量
仕事ができる人とできない人では、一度にこなす仕事の量に差があります。仕事ができる人は、できない人と比べて少ない仕事をスムーズに片づけられます。自分のスキルや能力を把握しているため、効率よくこなせる仕事量に調整できるのです。仕事をするうえで不要・無駄な作業や処理を省けるので、必要な仕事のみに集中できるようになります。
一方、仕事ができない人は一度にあれもこれもと抱え込んでしまい、オーバーワークに陥りがちです。同時に複数の仕事に手を出しても、上手く捌けずに収拾がつかなくなり、かえって効率の悪化を招きかねません。大量の仕事をこなせばよいのではなく、全体としてどのような仕事を一度にどれほどこなせばよいかを意識しましょう。
仕事のスピード
仕事ができる人とできない人では、仕事のスピードも異なります。できる人は要領よく仕事をこなせるため、できない人よりも速く仕事を終えられます。いわば仕事ができる人は、効率よく仕事をこなすための術を身につけているのです。さらにメリハリのつけ方も上手く、すぐに計画を立てて行動に移せる力があります。
一方、仕事ができない人は大抵、効率が悪いやり方をしています。すべての作業に全力で取り組むと多大な労力がかかるうえ、時間はいくらあっても足りません。仕事が遅いと自覚しているならば、現在のやり方だけではなく、さまざまな方法を模索することをオススメします。
人に頼れるか
仕事を進める中で、人に頼れるかどうかも重要なポイントです。任された仕事を自分だけで行う必要はありません。誰かに頼ることは決して恥ではなく、場合によっては部分的に人に割り振ったり、頼ったりすることも必要です。
仕事ができる人は、困ったときに人に頼れます。長時間考えてもわからないことでも、周囲の人に聞けばすぐに解決するかもしれません。とくにチームの場合は、能力やスキルに応じた仕事をすることが重要です。普段から周囲と密にコミュニケーションを取って信頼関係を築いていれば、頼ったときにも応じてくれるはずです。メンバーの能力を把握していれば適切な人に仕事を依頼でき、スムーズに仕事を片づけられます。
誰にも頼らず相談もせずに自分だけで仕事を抱え込んでしまうと、キャパオーバーになりかねません。無理に仕事を詰め込んで自分だけで進めても、パフォーマンスは低下します。
自分の得手不得手を理解しているか
仕事ができる人は、自分の得手不得手をわかっています。自分には何ができて、何ができないのかを正しく把握することで、効率的に仕事を進められます。自分の限界を見極めることで、無理なく仕事をこなせるのです。
任された仕事の中で得意な分野・苦手な分野の仕事に分けて、どのようにすれば効率よくこなせるのかを考えましょう。やりにくい仕事はやり方を工夫したり、人に尋ねたりしてアプローチを変えることも大切です。
仕事効率化を図るためのアイデア・テクニック
仕事効率化を図るためには、アイデアやテクニックを生かすことが必要です。どういう工夫や取り組みをすればよいのか、以下で詳しく解説します。
仕事に集中できる環境を整える
まずは、仕事に集中できる環境を整えることが大切です。効率が悪い・上がらない原因は自分の内面だけでなく、仕事をする環境にあるかもしれません。仕事に必要なものが整理されているかを確認しましょう。
必要なものがどこにあるのかわからないと、仕事をはじめる前に探さなければならず、余計な手間や時間がかかってしまいます。
それに加えて、デスク周りが乱雑だと作業効率も低下し、集中しにくくなります。デスク周りはきちんと整理整頓して、仕事で使う資料や機器の場所を明確にすることが必要です。スマートフォンなどを頻繁に確認してしまう人は、仕事中は目に入らないような場所へ移動させましょう。
誰かの視線があると集中できない場合は、デスク周りのレイアウトや什器の場所を変える、遮蔽物を置くなどの工夫をしましょう。ほかの人が集中している環境や静かな場所で仕事をしやすい人は、図書館やカフェなどに移動するのもオススメです。
いくら職場の環境を整えても、睡眠不足だったり不規則な生活を送っていたりすると集中しにくくなります。生活リズムを整え、体調管理を徹底することも大切です。現在の自分の環境は、仕事をしやすいものなのかを見直しましょう。
1日ごとに計画やタスクを立てる
1日ごとに計画やタスクを立てることも重要です。その日の仕事をはじめる前に、こなすべき仕事やタスクを決めましょう。1日の流れの中で、いつ・どの仕事を行えばよいのかを明確にすれば、仕事を効率化できます。
小さな目標やゴールを設定すれば、達成したときに充実感を得られ、モチベーションの向上・維持にもつながります。頻繁に計画やタスクを立てることで仕事も整理できます。毎日計画を立てて、仕事の達成率や進捗状況を確認することで、ミスや改善点などを発見できるかもしれません。
優先順位を決める
複数の仕事を同時に進めなければならない場合には、優先順位を決めましょう。ただ任された順ではなく、優先順位の高い仕事からはじめることが大切です。
その仕事がどれほど重要なのか、あるいは緊急で仕上げなければならない仕事なのかを見極め、手をつける順序を決めていきます。重要度や緊急性が高い仕事からこなすことで、のちの負担が減り、効率よく仕事を進められます。
仕事の内容だけでなく、仕事の期限にも着目して順位づけをしましょう。現在の仕事をすべてリスト化すると順位をつけやすくなります。場合によっては、重要な仕事の合間に得意な仕事を挟んでモチベーションを上げたり、集中できる時間に仕事を行ったりするなどの工夫も必要です。
仕事ができない人の多くは優先順位をつけられずに、できそうな仕事からはじめがちです。重要ではない仕事ばかりをこなしているうちに、緊急性の高い仕事が間に合わなくなるような事態は回避しましょう。
1つの仕事に使う時間を決める
苦手な仕事や気が進まない仕事は、つい先延ばしにしがちです。いくつも仕事を後回しにすると、どんどん仕事が溜まってしまいます。ひとつの仕事に使う時間を決めれば、仕事を効率的に進められるようになります。
制限時間を設けることで、難しい仕事でも業務時間内で終わらせようと努力するはずです。決めた時間よりも早く仕事を終えたら、別の作業や仕事に時間を割けるため、余裕をもって過ごせます。
なお、時間については数時間・数日といった長いスパンでなく、30分ほどの短い時間を設定するのがオススメです。
短時間のうちに処理する必要から、終わらせる意識をもって取り組めますし、集中力も保てます。こまめに休憩を入れることで気分転換やリラックスができ、効率アップにもつながります。
完璧主義にならないようにする
完璧主義にならないようにすることも重要なポイントです。失敗を過度に恐れると、仕事に手をつけにくくなってしまいます。
最初から完璧に仕事をこなせる人はほとんどいません。まずは期限内に仕事を終わらせることを目指し、余裕があれば完成度を高めていきましょう。
また、すべての仕事に全力で取り組めばよいわけではなく、適度に力を抜くことも必要です。あらかじめ失敗を想定して計画を立てておけば、力が入りすぎることもなく、ミスをしても余裕をもって対応できます。
「完璧にこなさなければならない」と思い込むと、焦りが生じて追い詰められたり、余計にミスが増えたりしかねません。中には失敗が許されない仕事もありますが、大体の仕事は少々ミスしても取り返しがつくので、完璧を目指さなくとも大丈夫です。
仕事効率化を図るためのアプリ
仕事効率化を図るためのアイデアやテクニックをどう実践すればよいかがわからない場合は、アプリを活用しましょう。
近年では、仕事効率化に役立つツールやアプリが普及しており、簡便に利用できます。アプリにはさまざまなものがあり、それぞれに特長があります。アプリを使って仕事効率化を進め、仕事の質も上げていきましょう。
仕事を整理整頓できるタスク管理アプリ
日々の仕事では多くのタスクをこなす必要があります。しかし、膨大なタスクを抱えていると、タスクを忘れてしまい仕事に支障が生じかねません。Microsoft To DoやTodoistといったToDoアプリを使って、仕事を整理整頓しましょう。
アプリによって仕事や進捗状況を可視化できれば、自分で考えなくともタスクを次々にこなせます。現状把握を正確にでき、タスクの見落としも防げます。
Microsoft To Doは、Microsoftが提供するアプリです。操作は簡単で、Microsoftアカウントをもっていれば無料で使用可能です。
画面にタスクを入力して、期日とリマインダーを設定できます。アラームを定期的に設定したり、入力したタスクを細分化したりして、自分のやり方に合わせた使い方をしましょう。
「今日の予定」画面では、その日に行うタスクを選んで設定でき、自分で設定したタスク以外にもMicrosoft To Doがタスクを提案してくれます。さらにTo Doリストを共有したり、Outlookとタスクを同期したりすることも可能です。
Todoistは公式サイトに登録して利用でき、テンプレートも多くの種類があり、デザイン性にも優れています。タスク入力時にはタイトルに加えて、「説明」や「日時」も登録できます。
タスクをカテゴリ別に分けて管理したり、階層化したりして整理しましょう。また、タスクごとに色やラベルを設定して優先度別に分けたり、音声入力を利用したりできるのも便利なポイントです。
Amazon AlexaやGoogleカレンダーなどのツールとも連携でき、受信したメールのタスク化も可能です。
これらのアプリはWebやmacOS、iPhoneやAndroidなどに対応しており、デスクトップとモバイルの両方からアクセス可能で、状況に応じてさまざまな使い方ができます。
円滑なコミュニケーションができるアプリ
円滑なコミュニケーションを取るうえでも、アプリが役立ちます。コミュニケーションを取れるアプリには多くの種類があり、形態もさまざまです。仕事用のコミュニケーションアプリを使用すれば、情報の交換や共有が容易となり、公私混同もなくなります。
たとえばChatworkは、国内利用者数が最多の中小企業向けチャットアプリです。操作性にも優れており、タスクやファイルの管理以外にもビデオ通話やグループチャットが可能です。
オンラインでの通話やチャットの履歴が残るため、重要事項をあとから確認できます。セキュリティレベルも高く、GmailやTwitter、Backlogなどさまざまなサービスとも連携可能です。
またSlackは、ビジネス用のコミュニケーションアプリです。チーム・個人の仕事の両方に使用でき、社内外の相手とコミュニケーションを取れます。作業やメンバーごとにチャンネルを作成すれば、ファイルやメンバーを集約させられます。
ビデオ機能は複数相手でも利用でき、過去のチャットは自動で保存され、あとから閲覧・検索が可能です。
ChatworkもSlackもパソコンやスマートフォンなど複数のデバイスから利用でき、iOSやAndroidに対応しています。
メモが取れるアプリ
仕事における重要事項は、こまめにメモを取って記録しましょう。記録せずに覚えられる量には限界があるため、EvernoteやGoogle Keepなどのアプリの活用が効果的です。
Evernoteはメモに特化したアプリであり、メモに加えて写真やWebページなども保存可能です。
パスワードを設定できるのでプライバシーも守られ、情報漏洩も防げます。チームで仕事をする際、メモを共有・編集できることもメリットです。大量のデータを保存できるうえ、検索をかけて目的のデータを特定することも可能です。
Google Keepは、Googleが提供する無料のアプリです。Googleアカウントをもっていれば誰でも使用でき、GmailやGoogleカレンダーと連携できます。音声メモを文字変換したり、メモを共有・編集したりできます。シンプルなデザインで操作しやすい点が特長です。
これらのアプリはパソコンやスマートフォンとの同期が可能で、iPhoneやAndroidに対応しています。クラウド上で同期すれば、どこからでも記録できます。
なお、アプリの中にはメモを取るだけでなく、ほかの機能やオプションと合わさっているものもあるため、混同しないようにわかりやすいものを使いましょう。
仕事効率化を図るためのグッズ・アイテム
仕事効率化に役立つグッズやアイテムの利用も検討しましょう。ここでは、生産性向上に役立つ3つのグッズ・アイテムをご紹介します。
時間を区切るためのポモドーロタイマー
生産性を向上させるテクニックのひとつに、「ポモドーロ・テクニック」があります。これは25分間仕事をしたあと、5分の休憩を挟むというサイクルを繰り返す方法です。
人間の集中力は30分ほどしか続かないとされていて、長時間作業をしても効率は下がっていきます。短時間仕事に集中して休憩を挟めば、メリハリや緩急をつけられるため、効率は向上するはずです。
自分で毎回25分・5分のアラームを設定するのは面倒ですが、ポモドーロタイマーを使えば簡単にサイクルを繰り返せます。
タイマーの現物を購入する以外にも、スマートフォンやパソコンから使用できるタイマーのアプリもあります。自分に合ったタイマーを選びましょう。
画面を拡張するためのサブモニター
画面を拡張するためのサブモニターの導入も有用です。仕事中は複数のページやサイト、アプリを起動する場合があります。ひとつのモニターを使用していたり、モニターが小さかったりすると画面が見にくく、ページやタブの切り替えに手間がかかります。
サブモニターを導入すれば、そうした余計な作業が不要になり、生産性や効率の向上につながるほか、ストレスも軽減されるはずです。
ただし、高品質のサブモニターは安くても1万円を超えるため、相応の費用が必要になることを念頭に置きましょう。
姿勢を変えるためのスタンディングデスク
長時間同じ姿勢で仕事を続けていると集中力を維持しにくくなり、腰痛の原因にもなります。スタンディングデスクを使い、立ったまま仕事をすれば居眠りも防止できます。立ちながら仕事をするため、血流がよくなり集中力も高まります。さらに姿勢も改善されて、腰痛の予防にもつながります。
スタンディングデスクにも色々な種類があり、高さ調節が可能なものや昇降式のものなどがあります。自分の能力を最大限引き出せるデスクを選びましょう
このように、仕事効率化のためのアイデアはさまざま考えられます。とはいえ、いきなりすべてを意識し実行するのは難しいため、できるところから一つひとつ取り入れていくことをオススメします。
まとめ
仕事効率化できる人は、視野が広く自分の力量を把握していて、困ったときは人にも頼れます。仕事効率化を図るためには環境を見直したり、仕事に優先順位をつけたりするなどの取り組みが重要です。
アプリを利用すれば、簡便に円滑なコミュニケーションを取ったり、仕事を整理整頓したりできます。タイマーやサブモニターなどのアイテムの利用も、仕事の効率化に有効です。これらのポイントを踏まえ、ぜひ仕事の効率化に役立ててください。
[文]CareerSupli編集部 [編集]CareerSupli編集部
