コロナ対策のリモートワークは「守り」にも要注意!失敗しない3つのコツとおすすめツール

リモートワークを機にチームをアップグレードしよう

「毎日会社に出社する」という形に限定しない働き方として注目されるリモートワーク。

テレワークやノマドワーク、在宅勤務などとも呼ばれるこの働き方ですが、新型コロナウイルス問題を通じて企業の感染予防対策としてもスポットを浴びています。

もともとリモートワークは、通勤ラッシュや人身事故、天候等の影響を受けずに働ける点や、育児世代・介護世代、遠隔地からの採用等、働き方の多様性に対応できる点などにメリットがあるとされてきました。

うまく導入できれば、コロナ対策はもちろん、チームをアップグレードすることが可能なのです。

しかし、一方でリモートワークには、意思疎通や仕事の評価、そして機密情報等の取扱い管理が難しいというデメリットもあります。

ここでは、こうしたデメリットを解消するコツを解説するとともに、そのために役立つおすすめのツールを紹介します。

意思疎通ができる「ライン」を模索する

いつもの時間、いつもの場所へ出社するのが当たり前のときは、ちょっとした時間を使ってコミュニケーションがとれます。まとまった時間をとらなくても、コミュニケーションの量が確保できるので、意思疎通ができるのです。

しかしリモートワークでは、意識しなければ「まる一週間、一度もコミュニケーションをとっていない」といった状況も起こり得ます。それでも仕事は進んでいくものですが、十分に意思疎通をしたうえで仕事を進めるには、やはり定期的なコミュニケーションが必要不可欠です。

したがってリモートワークを導入する際は、「どれくらいの頻度で、どれくらいのコミュニケーションをとっていれば、意思疎通がとれるのか」のラインを、チームや業務ごとに模索する必要があります。

例えば「毎週水曜の通勤・帰宅ラッシュを避けた時間に、実際に会ってミーティングを行う」という施策を試してみて、十分すぎるようであれば隔週にしたり、足りなければ火・木曜にしたりと調整するのです。

「毎朝30分程度のビデオミーティングを行う」という施策も効果的です。コミュニケーションの頻度を高められるうえ、メンバーの仕事のリズムも管理しやすいからです。

しかしビデオミーティングをするとなると、ツールの使いやすさも大切です。以下で紹介するzoomは、使いやすさ・機能ともにパフォーマンスが高いので、ビデオミーティングに慣れていない人にもおすすめです。

●おすすめツール「zoom」

アメリカ発のビデオ通話ツール。1対1の通話なら時間無制限で利用可能で、通話前のテスト機能、ホワイトボード機能、画面共有など多くの機能を無料で使えるツールです。

UIもわかりやすいため、ビデオ会議に慣れていない人でも比較的使いやすい点も○。

またzoomは録画機能もワンクリックで利用できるので、内容の確認や議事録作成にも活用できます。

チーム・業務ごとの「指標」を作って評価する

リモートワークには向き不向きがあります。自分で仕事のリズムを作れる人は向いていますが、管理されていないとついサボってしまうという人には向いていません。

本来ならこうした人にはリモートワークではなく、会社に出社してもらう方がいいのですが、今回の新型コロナ感染のような状況になれば、そういうわけにもいきません。

この問題を解決するには、指標(KPI )をもとにして、各メンバーの仕事を週・月単位で評価する必要があります。

しかし指標を設定するには、業務にまつわるデータの分析が必要です。チームのリーダーが一からやるには手間がかかりすぎます。外注するのも一つの手ですが、コストもかかるうえ、社内の事情を加味したうえで指標を設定してくれる外注先を探すのも一苦労です。

そこでおすすめなのが、ツールを使ったデータ分析に基づいて、指標を設定するやり方です。ある程度のコストはかかりますが、自社に応じた指標が設定できるうえ、そのプロセスを通じて業務の棚卸を仕組み化できるからです。

以下で紹介するMμgenは、そうしたツールの一つです。

●おすすめツール「Mμgen(ミュージェン)」

株式会社スマートインサイトが提供する「BI(Business Intelligence)」ツール……というと難しく聞こえますが、簡単に言えば様々なデータを蓄積・分析して、KPI設定に役立てられるツールです。

ミュージェン最大の特長はUIの使いやすさ。「見える化」をコンセプトに掲げているだけあって、詳しい人でなくとも欲しいデータに簡単にアクセスできます。

導入事例として紹介されているバンダイナムコエンターテインメント株式会社も、KPI設定ツールとして活用しているようです。

■「ルール×ツール」で大事な情報をしっかり守る

リモートワークをするということは、チームのメンバーが社外で仕事をするということです。これはつまるところ、機密情報の漏洩リスクが高まるということです。

情報漏洩は企業の信頼を損ねるだけでなく、賠償金などの直接的な損失にもつながります。しかし「まさか自分が漏洩させるはずがない」と考えている人は少なくありません。

結果としてカフェで機密情報満載のファイルを開いたり、顧客情報の入ったUSBを紛失したり、何も考えずに会社PCにネットに落ちている無料ツールをダウンロードしたりと、ハイリスクな行動をとるのはそのためです。

こうしたリスクを低くするには、まずリモートワーク時のルールが必要です。例えば、

・PCの使用は自宅か、もしくはセキュリティが確保できる個室のみ。
・USBの使用は原則禁止。会社採用のクラウドサービスを利用する。
・無料ツールのダウンロードは原則禁止。

といった具合です。同時に情報漏洩がどれだけ大きな損害をもたらすかを、チーム内でしっかりと共有する時間も必要です。

ルールが整備できたら、次はツールです。どんなにルールがしっかりしていても、使っているツールのセキュリティが弱ければ意味がありません。

ツール選びの指標となるのは、ツールを提供している企業が以下のような規格を取得しているかどうかです。

以下ではこの点において非常に信頼できるチャットツールを紹介します。

●おすすめツール「ChatWork」

大容量のファイルも簡単に受送信でき、使いやすいUIによるスムーズなコミュニケーションができるチャットツールとして人気のChatWorkですが、実はセキュリティ面にも非常に配慮されたツールです。

大企業や官公庁でも導入できるセキュリティ水準、SSL/TLSを用いた全通信の暗号化、組織における情報管理の国際規格であるISO27001(ISMS)のほか、クラウドに特化したセキュリティ規格であるISO27017、クラウド上の個人情報の取り扱いに関する国際規格ISO27018も取得。

厳格なセキュリティ体制が求められる、金融機関レベルの情報管理を実現しているのです。

チームのメンバーが前述のようなルールさえ守っていれば、社外秘の情報も安心してやりとりすることができます。

■リモートワークに「使える」ツールまとめ

ほかにもリモートワークに使えるツールはたくさんあります。以下に代表的なものをまとめておきましたので、ぜひ参考にしてください。

ツール名 概要
zoom 無料のビデオ会議ツール。映像・音声を録画可能。
Mμgen(ミュージェン) データ分析ツール。UIの使いやすさを重視して設計されている。
ChatWork チャットツール。提供企業のセキュリティレベルが高いため、安心して利用できる。
Skype ビデオ通話ツールの代表格。2018年9月に録音・録画機能が追加されている。
kintone サイボウズが提供する業務改善プラットフォーム。日報や案件管理、タスク管理など企業の業務にまつわるデータをオンライン上で共有・やりとりできる。
slack 海外発のチャットツール。ChatWorkと同様、ISO27001(ISMS)をはじめとするセキュリティの国際規格の認証を取得している。
Dropbox クラウドストレージサービスの代表格。チャットツールにも増してセキュリティが重要なサービスだが、DropboxはISO27001(ISMS)など主な規格の認証全てを取得済み。
モバビジ オフィスの電話番号の発着信を、スマホでも行えるようにする「内線クラウド化」サービス。会社の電話がいつでもどこからでも使えるようになる。

 

「攻め」と「守り」を固めて、より効果的なリモートワークを

リーマンショックを超えるとも言われる新型コロナウイルスによる経済への悪影響。

このような状況を生き抜くには、チームのメンバー間の意思疎通を効率化したり、指標に基づいて仕事をしたりと、「攻め」の姿勢も重要です。

「攻め」がうまくいけば、コロナの被害下でもチームのパフォーマンスを維持・向上できるでしょう。

一方で、リモートワークを導入した結果として情報漏洩が起きれば、コロナ問題が収まったあとの事業にまでダメージが残りかねません。

したがってリモートワークを導入する際は、「攻め」だけでなく「守り」をしっかり固めることも忘れてはいけません。

攻守を両立することで、より効果的なリモートワークを実現していくようにしましょう。

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リモートワークをすると普段気軽に雑談できていた素晴らしさに気がつきますね。
[文]鈴木 直人 [編集]サムライト編集部