付せんを120%活用して仕事をもっと効率化しよう!

IMG_1174

付せんを活用してますか?

オフィスのあちこちで目に止まる「付せん」。皆さんはどのように活用していますか?電話の内容をメモったり、伝言内容を書いて相手のデスクに貼り付けたりする程度しかしていないという人も多いのではないでしょうか。しかし実は付せんを活用すると驚くほど仕事を効率化することができるのです。

ここではこの付せんを使った思考整理術やノート術のほか、「メモは全部デジタルで処理している」という人にも知っておいてほしいデジタル文字と手書き文字のそれぞれの使い分けについても紹介します。

思考を自由自在に編集できる!付せん活用術

iStock_000012523725_Small 2

常に最新の情報を!「付せんtodoリスト」

付せんを最も活用してほしいのがタスク管理です。デスクワークが多い人ならデスク脇に付せんを貼る用のホワイトボードやコルクボードを用意しましょう。1日の始めにタスクを洗い出し、それらを全てボードに貼り付けていきます。

タスクに優先順位をつけて上から順に並べれば、どれから手をつければいいかも一目瞭然。タスク追加時も新しい付せんに書いて並べ替えられるので、既存のタスクよりも優先度の高いタスクが追加されても問題ありません。

処理したタスクの付せんは捨ててもいいですし、スペースに余裕があれば処理済みタスクコーナーを作ってそこに溜めておき、1日の終わりに捨ててもOKです。外出が多い人の場合は手帳の最後のページなどを活用するといいでしょう。

付せんフル活用!仕事にも使える「あな吉手帳術」

「あな吉手帳術」とはあな吉(きち)ことゆるベジ料理研究家・浅倉ユキさんが考案した付せんをフル活用した手帳術です。用意するものはA5サイズの手帳と付せんだけ。基本のステップもたったの3つだけです。

1.悩みを付せんに書く。
2.課題を細分化する。
3.細分化したタスクを「優先度」「重要度」別に分ける。

ステップ1で例に挙げられるのは「押入れの掃除」など。付せんの横には予想される所要時間も書き込みます。ステップ2ではステップ1で挙げた「悩み」を解決するための具体的な方法を列挙していきます。例えば「押入れから布団を出す」「いらない布団をまとめる」などです。この場合も所要時間をメモしておきます。

これができたら最後のステップ3。縦軸に優先度を横軸に重要度をとり、課題をマトリックスで仕分けしていくのです。あとはこれを処理していくだけ。

この手帳術はもともと浅倉さんが自身の家事を処理するために考案したもの。そのためここでは家事を例に挙げましたが、もちろん仕事でも活用することができます。日常的なタスクを管理する場合は前述の「付せんtodoリスト」で十分です。しかし自分の中でうまく優先順位がつけられない場合や比較的中長期のプランを考える場合には「あな吉手帳術」の方が適しているでしょう。

経費管理は付せんにお任せ!

iStock_000006804526_Small 2

外出先で仕事用の備品を購入したり、接待などが多い人にとっても付せんは非常に便利なツールになってくれます。

もらったレシートや領収書などに「何に使ったか」「誰が使ったか」を付せんに書いて貼っておけば、自分にとっての備忘録になりますし、経理担当に渡した後に「これは誰が何のために出したお金だったっけ?」と混乱を招くこともありません。

他にも財布の中のお札に「○月○日 飲み代」などと付せんに書いて貼っておくと、無計画に使ってしまって飲み会前にお金がないという事態も避けられます。このように備忘録代わりに付せんを活用しておけばヌケ・モレが防げるうえに、他のもっと重要なことに頭が使えるので仕事の効率もアップするでしょう。

ノート術との合わせ使いで思考を整理せよ!

iStock_000044725616_Small 2

●頭の中身は1冊のノートに!「ノート1冊方式」

「ノート1冊方式」は累計50万部を突破している『情報は1冊のノートにまとめなさい』で提案されたノート術です。「ありとあらゆる情報を1冊ノートに集約する」というシンプルなノート術で、分類が必要ないため情報整理も持ち運びも簡単というメリットがあります。

「ノート1冊方式」の原則は「何でも書く」「何でも貼る」。アイディアや企画のたたき台だけを書くのではなく、映画の感想や雑誌で見つけた欲しい服の切り抜きから、会議中に思いついた企画や仕事に関連する新聞の切り抜きまでとにかく「何でも」です。そうすることで1冊のノートを見直すだけで自分の頭の中身を総ざらいできるというわけ。シンプルで効率的なノート術なのです。

●カスタマイズに付せんが大活躍!

このノート術のメリットの1つに「拡張性」があります。原則がシンプルなのでカスタマイズが簡単にできるのです。

そこで活躍するのが付せん。1冊ノート方式で情報を取り出す際には、あらかじめ検索できるような方法でノートをとる必要があります。この時「どんな内容の情報が書いてあるのか」を検索するためにフィルム付せんを使うのです。この場合、付せんには何も書きません。

一番初めのページに「○行目に貼ってある付せんのページには『企画」のメモ、△行目に貼ってある付せんのページにはアイディア」というカテゴリだけを書いておきます。こしておくことで特定のカテゴリの情報だけを検索することができるようになります。

ノートの中にメモをする時にも大きめの付せんを使っておくと、あとから修正したりする場合にも剥がして新しい付せんを貼るだけなので便利です。

デジタル・手書き、どう使い分ける?

Writing letter to a friend

●デジタルの強みとは?

デジタルでのメモの強みは「均質性」と「速度」にあります。「文字が汚すぎて自分以外読めない」「その時々で文字の形にばらつきがあって紙面が乱雑になる」などの悩みがある人にとって、誰がどんな風にメモしても全く同じ文字になるデジタルは非常にありがたいものです。またタイピングに慣れている人にとっては、手書きするよりも圧倒的にデジタルでメモしたほうが早いのも事実。

したがって他人に見せるメモや、作業用のノートなどは圧倒的にデジタルが便利です。

●手書きの強みとは?

対して手書きの強みとは「クリエイティビティ」と「定着率」です。ライターなどの仕事をしている人の中には、手書きの方がよりクリエイティブな思考ができると言う人が少なくありません。フリーライターのPatrick E. McLeanさんのように「ペンを使うと野生のままの言葉が次々に出てくるのに、キーボードは間接的な感じで、気が散りやすい」とデジタルに懐疑的な人物もいるぐらいです。

また読み書きと学習プロセスの関係性を研究するVirginia Berniger博士によれば、キーボードではなく手書きで学習している子供たちのライティング能力(書く量・速度・文法の正確さ)が優れていることがわかっています。『Wall Street Journal』では新しい図形などの学習時に手書きした人のほうが定着率が高いという研究結果を取り上げています。

したがって自分の思考を整理したり、自分の中に落とし込んだりするメモなどには手書きの方が優れているのです。

「おいしいトコどり」な思考ツール「付せん」

付せんのメモは、ノートに直接書くような純粋な手書きよりもややデジタル寄りのツールです。貼ったり剥がしたりすることでデジタルのようにカット&ペーストが簡単にできるからです。だからと言ってデジタルのように単調なタイピングで書くわけではないので、クリエイティブな作業や定着が大事な作業にも向いています。

付せんはデジタルと手書きの美味しいところだけを活用できるツールなのです。ぜひこの意外な便利ツールをフル活用して、仕事の効率化を進めましょう。

Career Supli
付箋のTO DO管理はとても便利なのでタスクが多い時は活用しています。ブレストでアイデアを羅列するときも使えますね。
[文・編集] サムライト編集部

IMG_1174